Os pedidos de alteração são uma das fontes mais frequentes de disputas de construção e reclamações não pagas. Compreender como precificá-los corretamente, documentar a mudança de escopo e proteger seu direito ao pagamento antes de iniciar o trabalho manterá seu projeto lucrativo e seus relacionamentos intactos.
O que desencadeia uma ordem de mudança e quem tem autoridade
Um pedido de mudança é necessário sempre que o escopo original do trabalho, o preço do contrato ou o cronograma do projeto mudam. Os gatilhos comuns incluem condições imprevistas do local (serviços públicos ocultos, solo pobre, amianto ou tanques subterrâneos não marcados), adições ou substituições solicitadas pelo proprietário, erros ou omissões de projeto descobertos durante a construção e modificações exigidas pelo código que diferem dos planos originais. De acordo com a AIA A201, o arquiteto tem autoridade para dirigir pequenas alterações na obra sem um CO se não houver impacto no valor ou no tempo do contrato – qualquer coisa além disso requer um CO totalmente executado e assinado pelo proprietário (ou seu representante autorizado), o arquiteto e o empreiteiro. Em contratos de projeto-construção, CM em risco ou contratos de entrega de projeto integrado, a cadeia de pedidos de mudança e a autoridade de aprovação podem diferir significativamente do tradicional projeto-licitação-construção. Sempre leia a cláusula do pedido de alteração do seu contrato antes do início do trabalho para entender quem tem autoridade para assinar, que aviso é necessário e quantos dias você tem para enviar uma proposta de preço após a alteração ser direcionada.
Como definir o preço correto de um pedido de alteração
Precificação precisa de CO requer a documentação de cada categoria de custo: mão de obra (horas × taxa × qualquer multiplicador de tempo premium aplicável), materiais (quantidades × preços unitários das cotações atuais do fornecedor), custos do subcontratado (sua proposta escrita mais sua margem de coordenação), aluguel de equipamentos (custo real faturado) e quaisquer taxas de licença ou custos de redesenho de engenharia. As despesas gerais são então aplicadas como uma porcentagem do subtotal de custos diretos totais - sua taxa de despesas gerais reais é o total de custos indiretos anuais dividido pelo total de custos diretos anuais, normalmente caindo na faixa de 10 a 20%. O lucro é aplicado à soma dos custos diretos mais as despesas gerais, e não apenas à mão-de-obra. A maioria dos contratos AIA permite explicitamente que os empreiteiros apliquem as mesmas percentagens de despesas gerais e de lucro aos custos dos subcontratados e ao seu próprio trabalho realizado. Ao definir o preço, separe claramente o que você sabe do que está estimando. Se o escopo for indefinido ou as condições do subsolo não forem claras, proponha uma conta de força que não deve ser excedida, com registros diários de tempo e materiais, em vez de um preço fixo que o exponha a riscos não quantificados.
Documentação que apoia seu CO
Ordens de alteração mal documentadas são a principal causa do não pagamento de CO e de disputas em projetos de construção. Antes de enviar, reúna toda a documentação comprobatória: planilhas de ponto de trabalho com nomes dos funcionários, datas e horas trabalhadas; faturas de materiais ou cotações escritas de fornecedores vinculadas ao escopo alterado; propostas de subcontratados ou contratos subcontratados assinados; faturas de aluguel de equipamentos; fotografias mostrando a alteração da condição ou obstrução oculta; e uma referência clara à seção de especificações, número do desenho ou condição do local que desencadeou a alteração. Para reivindicações baseadas em diferentes condições do local, normalmente é necessária uma notificação por escrito ao proprietário dentro de um número específico de dias após a descoberta – perder esse prazo de notificação pode impedir permanentemente sua reivindicação sob a maioria dos contratos padrão, independentemente do mérito. Organize sua documentação na mesma ordem dos itens de linha CO para que os revisores possam rastrear rapidamente cada dólar até um documento de origem. A documentação completa também protege você em reclamações de garantia de mecânicos e títulos de pagamento se o CO for contestado ou o projeto entrar em arbitragem ou litígio.
Gerenciando COs Pendentes e o Valor do Contrato Revisado
Em qualquer projeto com pedidos de alteração ativos, o resumo do contrato é um documento vivo. Rastrear os COs pendentes — aqueles enviados, mas ainda não assinados — é tão importante quanto rastrear os aprovados, porque a exposição financeira dos COs pendentes representa o dinheiro real que você pode ter gasto ou comprometido. A melhor prática é manter um registro do CO com o número do CO, descrição, valor, data de envio, status atual (pendente, aprovado, rejeitado, revisado) e valor cumulativo do contrato revisado. Atualize o registro semanalmente e compartilhe-o com o proprietário e o arquiteto em cada reunião do projeto. Nunca permita que o total de CO pendente aumente sem o reconhecimento por escrito do proprietário — se eles contestarem três COs no final do projeto, você precisará de evidências contemporâneas de que eles estavam cientes de cada um deles. Acompanhe separadamente os pedidos de alteração dedutivos (créditos), pois eles reduzem o valor do contrato revisado e devem ser compensados corretamente em qualquer tabela de valores ou aplicativo de pagamento.
Protegendo seu direito ao pagamento antes de começar
A causa mais comum de trabalho de pedido de alteração não remunerado é realizá-lo sem uma autorização assinada. A maioria dos contratos de construção contém uma cláusula de “sem modificações verbais” que proíbe o pagamento de obras autorizadas apenas por instrução verbal, independentemente de quem deu a instrução. Antes de iniciar qualquer trabalho alterado, obtenha um pedido de alteração assinado ou uma diretiva de alteração de construção (CCD) por escrito que o autorize a prosseguir com as taxas acordadas enquanto o preço final está sendo negociado. Se o proprietário se recusar a assinar e alegar que a obra faz parte do escopo original, envie um aviso por escrito reservando seu direito a uma compensação adicional antes de tocar na obra – e documente cada hora e dólar gasto separadamente. Em projetos públicos, siga rigorosamente os procedimentos de edital e reclamação do contrato; perder o prazo de notificação de 10 dias pode resultar na perda de toda a sua reivindicação, independentemente do mérito. A papelada leva 30 minutos; perder uma reivindicação de cinco dígitos leva anos de litígio.