Memprorata gaji berarti memberi karyawan bagian yang adil dari kompensasi bulanan mereka untuk hari-hari mereka benar-benar bekerja. Ini muncul terus-menerus di HR - ketika seseorang memulai pada tanggal 12, mengundurkan diri pada tanggal 22, atau beralih antara penuh waktu dan paruh waktu pada pertengahan bulan. Tim penggajian memilih antara dua metode utama, masing-masing dengan perhitungan matematika, konteks hukum, dan implikasi hubungan karyawan yang berbeda.
Dua metode prorata dan kapan menggunakan masing-masing metode
Metode hari kerja (260 basis) adalah yang paling umum di Amerika Serikat untuk karyawan tanpa gaji. Ini membagi gaji tahunan dengan 260 — mewakili 52 minggu dari lima hari kerja dalam seminggu — untuk mendapatkan tarif harian, kemudian dikalikan dengan jumlah hari kerja Senin-Jumat. Metode ini konsisten sepanjang bulan: tarif harian tidak pernah berubah terlepas dari berapa banyak hari kerja yang jatuh pada bulan tertentu. Sistem penggajian yang berjalan dua mingguan (26 periode pembayaran) atau setengah bulanan (24 periode pembayaran) biasanya sejalan dengan konvensi ini.
Metode hari kalender membagi basis bulanan (tahunan ÷ 12) dengan total hari kalender dalam sebulan dan dikalikan dengan hari kerja, termasuk akhir pekan. Pendekatan ini lebih umum dilakukan di yurisdiksi dengan undang-undang ketenagakerjaan yang menetapkan hari gaji sebagai hari kalender, dalam konversi per jam menjadi gaji, atau ketika perusahaan ingin gaji sebulan penuh selalu sama persis dengan seperdua belas gaji tahunan — yang tidak dijamin oleh metode hari kerja.
Metode mana yang menghasilkan gaji lebih tinggi?
Tergantung waktu. Jika sebagian besar hari kerja adalah hari kerja (karyawan mulai bekerja pada hari Senin, pulang pada hari Jumat), metode hari kerja biasanya membayar lebih banyak karena metode ini hanya mengkreditkan hari-hari dimana karyawan tersebut benar-benar berada di kantor. Jika masa kerja mencakup beberapa akhir pekan — misalnya, seorang karyawan bekerja pada tanggal 1 hingga 8 dalam sebulan, yang mencakup akhir pekan penuh — metode kalender akan mengkredit hari-hari akhir pekan tersebut dan sering kali memberikan hasil yang lebih tinggi.
Untuk bulan penuh, metode hari kerja tidak selalu tepat seperdua belas dari gaji tahunan. Bulan Februari (seringkali 20 hari kerja) menghasilkan kurang dari bulan Desember (juga 23 hari kerja), sedangkan bulan dengan 23 hari kerja (seperti Agustus di beberapa tahun) menghasilkan lebih dari rata-rata bulanan yaitu 21,67 hari kerja. Perusahaan yang menginginkan gaji bulanan yang sama dan dapat diprediksi memilih metode kalender karena alasan ini.
Pertimbangan hukum dan kewajiban pemberi kerja
Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil (FLSA) tidak menetapkan metode prorata untuk karyawan yang tidak menerima gaji, sehingga pemberi kerja memiliki keleluasaan. Namun, kebijakan kerja tertulis atau surat penawaran Anda mengatur penghitungannya — jika tawaran tersebut menyebutkan 'gaji bulanan sebesar $X', banyak karyawan dan pengadilan menafsirkannya sebagai metode hari kalender. Jika tertulis 'gaji tahunan dibayarkan dua mingguan', metode hari kerja lebih dapat dipertahankan. Selalu dokumentasikan metode mana yang Anda gunakan dalam buku pegangan karyawan Anda dan terapkan secara konsisten untuk menghindari perselisihan klaim upah.
Untuk karyawan yang tidak dikecualikan (per jam), cara kerja prorata berbeda: FLSA mengharuskan lembur pada jam kerja lebih dari 40 per minggu, sehingga jumlah prorata untuk sebagian minggu harus memperhitungkan jam sebenarnya, bukan hanya hari. Kalkulator ini dirancang hanya untuk karyawan yang tidak menerima gaji.