Unter der anteiligen Gehaltsaufteilung versteht man, einem Mitarbeiter einen angemessenen Anteil seiner monatlichen Vergütung für die Tage zu zahlen, an denen er tatsächlich gearbeitet hat. In der Personalabteilung taucht es ständig auf – wenn jemand am 12. anfängt, am 22. kündigt oder zur Monatsmitte zwischen Vollzeit und Teilzeit wechselt. Gehaltsabrechnungsteams wählen zwischen zwei Hauptmethoden, die jeweils unterschiedliche mathematische, rechtliche Kontexte und Auswirkungen auf die Mitarbeiterbeziehungen haben.
Die beiden Aufteilungsmethoden und wann sie jeweils verwendet werden
Die Arbeitstagsmethode (260-Basis) ist in den Vereinigten Staaten für angestellte, freigestellte Arbeitnehmer am gebräuchlichsten. Dabei wird das Jahresgehalt durch 260 dividiert – was 52 Wochen Fünf-Tage-Arbeitswoche entspricht –, um einen Tagessatz zu erhalten, und dann mit der Anzahl der von Montag bis Freitag geleisteten Arbeitstage multipliziert. Diese Methode ist über Monate hinweg konsistent: Der Tagessatz ändert sich nie, unabhängig davon, wie viele Arbeitstage in einen bestimmten Monat fallen. Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme, die zweiwöchentlich (26 Lohnperioden) oder halbmonatlich (24 Lohnperioden) laufen, richten sich in der Regel nach dieser Konvention.
Die Kalendertagmethode dividiert die monatliche Basis (jährlich ÷ 12) durch die Gesamtzahl der Kalendertage im Monat und multipliziert sie mit den geleisteten Arbeitstagen, einschließlich Wochenenden. Dieser Ansatz ist häufiger in Rechtsgebieten anzutreffen, deren Arbeitsgesetze einen Arbeitstag als Kalendertag definieren, bei der Umrechnung von Stunde zu Gehalt oder wenn ein Unternehmen möchte, dass das Gehalt für den gesamten Monat immer genau einem Zwölftel des Jahresgehalts entspricht – was die Arbeitstagmethode nicht garantiert.
Welche Methode führt zu einem höheren Gehalt?
Das hängt vom Timing ab. Wenn es sich bei den meisten Arbeitstagen um Wochentage handelt (der Mitarbeiter beginnt am Montag und geht am Freitag), zahlt sich die Arbeitstagmethode in der Regel besser aus, da nur die Tage angerechnet werden, an denen der Mitarbeiter tatsächlich im Büro war. Wenn sich der Arbeitszeitraum über viele Wochenenden erstreckt – ein Mitarbeiter arbeitet beispielsweise vom 1. bis zum 8. eines Monats, was ein ganzes Wochenende umfasst – werden diese Wochenendtage bei der Kalendermethode gutgeschrieben und führen oft zu einem höheren Ergebnis.
Für ganze Monate beträgt die Arbeitstagmethode nicht immer genau ein Zwölftel des Jahresgehalts. Der Februar (oft 20 Arbeitstage) produziert weniger als das Dezember-Äquivalent (ebenfalls 23 Arbeitstage), während Monate mit 23 Arbeitstagen (wie in manchen Jahren der August) mehr als der Monatsdurchschnitt von 21,67 Arbeitstagen produzieren. Unternehmen, die ein vorhersehbares, gleiches Monatsgehalt wünschen, entscheiden sich genau aus diesem Grund für die Kalendermethode.
Rechtliche Überlegungen und Arbeitgeberpflichten
Der Fair Labor Standards Act (FLSA) legt keine Aufteilungsmethode für angestellte, freigestellte Arbeitnehmer fest, daher liegt es im Ermessen der Arbeitgeber. Die Berechnung wird jedoch durch Ihre schriftliche Beschäftigungsrichtlinie oder Ihr Angebotsschreiben bestimmt. Wenn im Angebot „Monatsgehalt von X $“ angegeben ist, interpretieren viele Mitarbeiter und Gerichte dies als Kalendertagmethode. Wenn es heißt „Jahresgehalt zahlbar alle zwei Wochen“, ist die Arbeitstagmethode vertretbarer. Dokumentieren Sie immer in Ihrem Mitarbeiterhandbuch, welche Methode Sie verwenden, und wenden Sie sie konsequent an, um Streitigkeiten über Lohnansprüche zu vermeiden.
Für nicht steuerbefreite (Stunden-)Mitarbeiter funktioniert die anteilige Aufteilung anders: FLSA verlangt Überstunden bei mehr als 40 Arbeitsstunden pro Woche, daher muss der anteilige Betrag für eine angefangene Woche die tatsächlichen Stunden und nicht nur die Tage berücksichtigen. Dieser Rechner ist nur für angestellte, freigestellte Mitarbeiter gedacht.