Wenn Sie einen Auftrag unterbieten, kostet es Sie Geld, selbst wenn Sie den Zuschlag erhalten. Wenn Sie zu viel bieten, verlieren Sie den Vertrag. Eine genaue Auftragskalkulation – die Verfolgung jeder Arbeitsstunde, Materialmenge und Ausrüstung am Tag vor Abgabe eines Angebots – unterscheidet profitable Auftragnehmer von denen, die beschäftigt bleiben, aber nie Wohlstand aufbauen.
Direkte Kosten aufschlüsseln
Direkte Kosten sind alles, was Sie speziell für ein bestimmtes Projekt ausgeben: für den Auftrag gekauftes Material, von Ihrem Team vor Ort geleistete Arbeitsstunden und für diesen Auftrag gemietete oder eingesetzte Ausrüstung. Das Schlüsselwort ist spezifisch – Kosten, die nur entstehen, weil Sie diesen Job angenommen haben. Wenn Sie für das Projekt Bauholz kaufen, handelt es sich dabei um direkte Materialkosten. Wenn Sie einen Subunternehmer dafür bezahlen, Beton zu gießen, handelt es sich dabei um direkte Kosten für den Subunternehmer. Das Ziel bei der Auftragskalkulation besteht darin, jeden direkten Dollar zu erfassen, bevor Sie Ihren Preis festlegen, da jeder Dollar, den Sie verpassen, direkt aus Ihrem Gewinn stammt. Beginnen Sie damit, das Projekt in Arbeitsphasen zu unterteilen – Baustellenvorbereitung, Rahmenbau, grobe mechanische Arbeiten, Endarbeiten – und schätzen Sie den Materialaufwand und die Arbeitsstunden für jede Phase separat. Dieser phasenweise Ansatz verhindert den häufigen Fehler, den gesamten Auftrag als Pauschalbetrag zu veranschlagen und Nischenpositionen zu übersehen, die zu einer erheblichen Unterzählung führen. Fügen Sie eine Notfalllinie von 5–10 % der direkten Kosten hinzu, um sich vor geringfügigen Änderungen des Umfangs, Preisschwankungen und Überraschungen zu schützen, die bei Renovierungsarbeiten kaum vorhersehbar sind.
Gemeinkosten richtig berechnen
Die Gemeinkosten sind die Kosten für die Führung Ihres Unternehmens, unabhängig von einem einzelnen Projekt: Haftpflicht- und Arbeitsunfallversicherung, Fahrzeugzahlungen und Treibstoff, Büro- oder Ladenmiete, Kalkulation und Verwaltungszeit, Softwareabonnements und Tools, die mehrere Aufgaben erfüllen. Die meisten Auftragnehmer berechnen die Gemeinkosten als Prozentsatz der jährlichen Direktkosten. Teilen Sie Ihre gesamten jährlichen Gemeinkosten durch die gesamten jährlichen Direktkosten, um Ihren Gemeinkostensatz zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen 120.000 US-Dollar pro Jahr für Gemeinkosten ausgibt und 800.000 US-Dollar an direkten Arbeitskosten verursacht, beträgt Ihr Satz 15 %. Wenden Sie diesen Prozentsatz auf jede Auftragsschätzung an, damit die Gemeinkosten proportional über alle Arbeiten hinweg ausgeglichen werden. Neue Auftragnehmer unterschätzen häufig die Gemeinkosten, indem sie Versicherungen, Abschreibungen auf Werkzeuge und Fahrzeuge sowie ihre eigene unbezahlte Verwaltungszeit vergessen. Führen Sie die Berechnung anhand Ihrer tatsächlichen Finanzdaten des Vorjahres durch, bevor Sie einen Prozentsatz annehmen. Viele Auftragnehmer stellen fest, dass ihr tatsächlicher Gemeinkostensatz 5 bis 8 Punkte höher ist als ihre intuitive Schätzung, was die Margenkompression erklärt, die sich über mehrere Jahre hinweg unbemerkt zu niedrigen Preisen aufbaut.
Markup vs. Marge verstehen
Aufschlag und Marge klingen ähnlich, führen aber bei Verwechslung zu sehr unterschiedlichen Angebotspreisen. Durch den Aufschlag wird Ihrer Kostenbasis ein Prozentsatz hinzugefügt: Ein Aufschlag von 25 % auf 10.000 US-Dollar an direkten Kosten plus Gemeinkosten ergibt ein Gebot von 12.500 US-Dollar. Die Marge zielt auf einen Prozentsatz des endgültigen Verkaufspreises ab: Eine Marge von 20 % auf derselben Basis von 10.000 US-Dollar führt nur dann zu einem Gebot von 12.500 US-Dollar, wenn Ihre Gemeinkosten bereits in dieser Basis enthalten sind. Der Hauptunterschied ist der Nenner: Beim Aufschlag werden die Kosten als Basis verwendet, bei der Marge der Umsatz. Eine Verwechslung führt in der Regel zu einem Unterbieten: Wenn Sie denken, dass Sie eine Marge von 20 % anwenden, in Wirklichkeit aber einen Aufschlag von 20 % anwenden, beträgt Ihre tatsächliche Marge nur 16,7 %. Die Formel zum Umwandeln von Marge in Markup lautet: Markup = Marge ÷ (1 − Marge). Für ein Margenziel von 20 % benötigen Sie einen Aufschlag von 25 %. Verwenden Sie diesen Rechner im Margenmodus, um Ihr Gewinnziel festzulegen, und überprüfen Sie dann Ihre tatsächliche Marge bei abgeschlossenen Aufträgen, indem Sie den endgültigen Nettogewinn durch den in Rechnung gestellten Gesamtumsatz dividieren. Eine konsistente Nachverfolgung über mehrere Aufträge hinweg zeigt, ob Ihre Schätzannahmen korrekt sind oder ob eine Ausweitung des Umfangs, Materialpreisänderungen oder Probleme mit der Arbeitsproduktivität Ihre geplante Marge schmälern.
Arbeitsbelastung und Belastungsraten
Der Stundenlohn, den Sie einem Besatzungsmitglied zahlen, entspricht nicht Ihren tatsächlichen Arbeitskosten – der berechnete Satz ist höher, wenn Sie arbeitgeberseitige Lohnsteuern (FICA bei 7,65 %), staatliche Arbeitslosenversicherung (SUTA), Arbeiterunfallversicherung (in der Regel 5–25 % der Lohnsumme je nach Branchenklassifizierung) und manchmal Krankenversicherungsleistungen und Urlaubsrückstellungen hinzufügen. In den meisten Branchen liegt der Lohnsatz bei Vollauslastung 30–50 % über dem Basisstundenlohn. Ein Schreiner, der 28 US-Dollar pro Stunde verdient, kann Sie bei voller Auslastung 38 bis 42 US-Dollar pro Stunde kosten. Berücksichtigen Sie bei der Kalkulation Ihrer Aufträge stets Pauschalsätze und nicht bloße Löhne, da Sie sonst die Arbeitskosten bei jedem Auftrag systematisch unterschätzen. Verfolgen Sie die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden pro Phase mit den geschätzten Stunden nach jedem Projekt, um Ihre Produktivitätsfaktoren zu kalibrieren. Wenn Ihr Fliesenleger durchweg 20 % länger braucht als geschätzt, passen Sie den Stundenfaktor in zukünftigen Angeboten an, anstatt den Verlust als unvermeidbar hinzunehmen. Genaue Produktivitätsdaten aus abgeschlossenen Aufträgen sind der wertvollste Input für zuverlässige Zukunftsschätzungen.
Überprüfung der Ist-Werte anhand der Schätzung
Eine Auftragskostenschätzung ist eine Vorhersage – der tatsächliche Wert ergibt sich aus dem Vergleich mit den tatsächlichen Werten nach Abschluss des Projekts. Rufen Sie Ihre tatsächlichen Arbeitsstunden, Materialbelege und Subunternehmerrechnungen ab und vergleichen Sie jeden Einzelposten mit Ihrer Schätzung. Posten, die unter dem Budget lagen, zeigen, wo Ihre Produktivitätsannahmen konservativ waren. Posten, die über dem Budget eingingen, zeigen, wo sich der Spielraum verringerte, sich die Materialpreise veränderten oder die Arbeitsproduktivität niedriger war als erwartet. Auftragnehmer, die diese Überprüfung bei jedem Auftrag durchführen, bauen schnell eine Bibliothek mit kalibrierten Produktivitätsraten und Materialverschwendungsfaktoren auf, die speziell auf ihren Markt und Branchenmix zugeschnitten sind. Mit der Zeit werden Ihre Schätzungen deutlich genauer, Ihre Notfallreserven können bei gut verstandenen Arbeitstypen reduziert werden und Sie können erkennen, welche Projekttypen durchweg profitabler sind als andere. Verwenden Sie die Exportfunktion in diesem Rechner, um eine Aufzeichnung des Kostenvoranschlags zu speichern, und aktualisieren Sie die Datei dann mit den tatsächlichen Werten bei Projektabschluss, um eine Datenbank mit laufenden Kosten zu erstellen, die im Laufe der Zeit immer wettbewerbsfähigere und genauere Gebote unterstützt.