Änderungsaufträge sind eine der häufigsten Ursachen für Baustreitigkeiten und unbezahlte Forderungen. Wenn Sie verstehen, wie Sie die Preise richtig festlegen, die Änderung des Umfangs dokumentieren und Ihr Recht auf Zahlung schützen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, bleibt Ihr Projekt profitabel und Ihre Beziehungen bleiben intakt.

Was löst eine Änderungsanordnung aus und wer hat die Autorität?

Ein Änderungsauftrag ist immer dann erforderlich, wenn sich der ursprüngliche Arbeitsumfang, der Vertragspreis oder der Projektzeitplan ändern. Häufige Auslöser sind unvorhergesehene Standortbedingungen (verborgene Versorgungsleitungen, schlechter Boden, Asbest oder nicht gekennzeichnete unterirdische Tanks), vom Eigentümer gewünschte Ergänzungen oder Ersetzungen, während des Baus festgestellte Konstruktionsfehler oder -auslassungen sowie gesetzlich vorgeschriebene Änderungen, die von den ursprünglichen Plänen abweichen. Gemäß AIA A201 ist der Architekt befugt, geringfügige Änderungen an der Arbeit ohne CO anzuordnen, wenn diese keine Auswirkungen auf die Vertragssumme oder -zeit haben – alles darüber hinausgehende erfordert eine vollständig ausgeführte CO, die vom Eigentümer (oder seinem bevollmächtigten Vertreter), dem Architekten und dem Auftragnehmer unterzeichnet ist. Bei Design-Build-, CM-at-Risk- oder integrierten Projektlieferverträgen können sich die Änderungsauftragskette und die Genehmigungsbehörde erheblich von herkömmlichen Design-Bid-Build-Verträgen unterscheiden. Lesen Sie immer die Änderungsauftragsklausel Ihres Vertrags, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, um zu verstehen, wer die Zeichnungsbefugnis hat, welche Mitteilung erforderlich ist und wie viele Tage Sie nach der Anweisung einer Änderung Zeit haben, um ein Preisangebot einzureichen.

So ermitteln Sie den richtigen Preis für einen Änderungsauftrag

Eine genaue CO-Preisgestaltung erfordert die Dokumentation jeder Kostenkategorie: Arbeitsaufwand (Stunden × Tarif × etwaiger Prämienzeitmultiplikator), Materialien (Mengen × Stückpreise aus aktuellen Anbieterangeboten), Kosten für Subunternehmer (ihr schriftliches Angebot plus Ihren Koordinationsaufschlag), Gerätemiete (tatsächlich in Rechnung gestellte Kosten) sowie etwaige Genehmigungsgebühren oder Kosten für technische Neukonstruktionen. Die Gemeinkosten werden dann als Prozentsatz der gesamten Zwischensumme der direkten Kosten berechnet. Ihr tatsächlicher Gemeinkostensatz ist Ihre gesamten jährlichen indirekten Kosten dividiert durch Ihre gesamten jährlichen direkten Kosten und liegt typischerweise im Bereich von 10–20 %. Der Gewinn wird auf die Summe der direkten Kosten plus Gemeinkosten angerechnet, nicht nur auf die Arbeit. In den meisten AIA-Verträgen ist es den Auftragnehmern ausdrücklich gestattet, die gleichen Gemeinkosten und Gewinnprozentsätze auf die Kosten der Subunternehmer anzuwenden wie auf ihre selbst erbrachten Leistungen. Trennen Sie bei der Preisgestaltung klar zwischen dem, was Sie wissen, und dem, was Sie schätzen. Wenn der Umfang nicht definiert ist oder die Bedingungen unter der Oberfläche unklar sind, schlagen Sie ein Konto mit nicht überschreitenden Kräften und täglichen Zeit- und Materialaufzeichnungen vor, anstatt einen Festpreis, der Sie einem nicht quantifizierten Risiko aussetzt.

Dokumentation, die Ihren CO unterstützt

Schlecht dokumentierte Änderungsaufträge sind die häufigste Ursache für CO-Ausfälle und Streitigkeiten bei Bauprojekten. Stellen Sie vor dem Einreichen alle unterstützenden Unterlagen zusammen: Arbeitszeitnachweise mit den Namen, Daten und geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeiter; Materialrechnungen oder schriftliche Lieferantenangebote, die an den geänderten Umfang gebunden sind; Vorschläge von Subunternehmern oder unterzeichnete Subunternehmerverträge; Rechnungen für die Miete von Ausrüstung; Fotos, die den veränderten Zustand oder versteckte Hindernisse zeigen; und einen klaren Verweis auf den Spezifikationsabschnitt, die Zeichnungsnummer oder den Standortzustand, der die Änderung ausgelöst hat. Bei Ansprüchen, die auf abweichenden Standortbedingungen basieren, ist in der Regel eine schriftliche Mitteilung an den Eigentümer innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen nach Entdeckung erforderlich. Wenn Sie diese Mitteilungsfrist nicht einhalten, kann Ihr Anspruch aus den meisten Standardverträgen unabhängig vom Grund und Boden dauerhaft ausgeschlossen werden. Organisieren Sie Ihre Dokumentation in der gleichen Reihenfolge wie die CO-Einzelposten, damit Prüfer jeden Dollar schnell einem Quelldokument zuordnen können. Eine gründliche Dokumentation schützt Sie auch vor Mechanikerpfandrechten und Zahlungsgarantieansprüchen, wenn der CO umstritten ist oder das Projekt in ein Schiedsverfahren oder einen Rechtsstreit eintritt.

Verwaltung ausstehender COs und des überarbeiteten Vertragswerts

Bei jedem Projekt mit aktiven Änderungsaufträgen ist die Vertragszusammenfassung ein lebendiges Dokument. Die Nachverfolgung ausstehender COs – also derjenigen, die eingereicht, aber noch nicht unterzeichnet wurden – ist ebenso wichtig wie die Nachverfolgung genehmigter COs, da das finanzielle Risiko ausstehender COs echtes Geld darstellt, das Sie möglicherweise ausgegeben oder zugesagt haben. Die beste Vorgehensweise besteht darin, ein CO-Protokoll mit der CO-Nummer, der Beschreibung, dem Betrag, dem Einreichungsdatum, dem aktuellen Status (ausstehend, genehmigt, abgelehnt, überarbeitet) und dem kumulierten überarbeiteten Vertragswert zu führen. Aktualisieren Sie das Protokoll wöchentlich und teilen Sie es dem Eigentümer und Architekten bei jeder Projektbesprechung mit. Lassen Sie niemals zu, dass die anstehende CO-Gesamtsumme ohne die schriftliche Bestätigung des Eigentümers ansteigt – wenn dieser am Ende des Projekts drei COs bestritten hat, benötigen Sie einen zeitgleichen Nachweis, dass ihm jeder einzelne CO bekannt war. Verfolgen Sie deduktive Änderungsaufträge (Gutschriften) separat, da sie den geänderten Vertragswert verringern und in allen Werttabellen oder Zahlungsanträgen korrekt verrechnet werden müssen.

Schützen Sie Ihr Recht auf Zahlung, bevor Sie beginnen

Der häufigste Grund für unbezahlte Änderungsaufträge ist die Durchführung ohne unterzeichnete Genehmigung. Die meisten Bauverträge enthalten eine „Keine mündlichen Änderungen“-Klausel, die die Bezahlung von Arbeiten ausschließt, die nur durch mündliche Anweisung genehmigt wurden, unabhängig davon, wer die Anweisung gegeben hat. Bevor Sie mit den geänderten Arbeiten beginnen, besorgen Sie sich entweder einen unterschriebenen Änderungsauftrag oder eine schriftliche Bauänderungsrichtlinie (Construction Change Directive, CCD), die Sie berechtigt, während der Aushandlung des Endpreises zu den vereinbarten Tarifen fortzufahren. Wenn der Eigentümer die Unterschrift verweigert und behauptet, die Arbeit gehöre zum ursprünglichen Umfang, senden Sie eine schriftliche Mitteilung, in der Sie sich Ihr Recht auf eine zusätzliche Entschädigung vorbehalten, bevor Sie die Arbeit in Angriff nehmen – und dokumentieren Sie jede aufgewendete Stunde und jeden ausgegebenen Dollar separat. Halten Sie sich bei öffentlichen Projekten genau an die Bekanntmachungs- und Anspruchsverfahren des Vertrags; Das Versäumen einer 10-tägigen Kündigungsfrist kann dazu führen, dass Ihr gesamter Anspruch verfällt, unabhängig von der Begründetheit. Der Papierkram dauert 30 Minuten; Der Verlust einer fünfstelligen Forderung erfordert jahrelange Rechtsstreitigkeiten.