Vollzeitäquivalente (FTE) sind das stille Arbeitstier der Personalplanung. Es wandelt eine chaotische Mischung aus Vollzeit-, Teilzeit- und Saisonkräften in eine einzige, vergleichbare Anzahl von Vollzeitstellen um. Budgets, Zuschussanträge, Produktivitätsquoten und Prüfungen im Gesundheitswesen basieren alle auf Vollzeitäquivalenten und nicht auf reinen Personalzahlen. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie FTE berechnet wird, woher die gemeinsamen Schwellenwerte kommen und welche Regeln – insbesondere die ACAs – davon abhängen, ob alles richtig gemacht wird.
Wie FTE berechnet wird
FTE sind einfach geleistete Arbeitsstunden dividiert durch Vollzeitstunden im gleichen Zeitraum: FTE = Stunden ÷ Vollzeitstunden. Eine 40-Stunden-Vollzeitwoche ist der häufigste US-Nenner, der auf das Jahr hochgerechnet 2.080 Stunden (40 × 52) beträgt. Jemand, der 20 Stunden pro Woche arbeitet, hat 0,5 VZÄ; jemand mit 40 ist 1,0; Jemand, der 48 protokolliert, hat 1,2 VZÄ, was auf Überstunden hindeutet. Um ein Team zusammenzustellen, summieren Sie die Stunden aller Mitarbeiter und dividieren einmal durch den Schwellenwert – oder addieren Sie gleichwertig die individuellen VZÄ jeder Person.
Der Nenner ist eine politische Entscheidung, kein Naturgesetz. Viele Arbeitgeber, insbesondere außerhalb der USA oder in Angestelltenverhältnissen, definieren Vollzeit als 37,5 oder 35 Stunden. Was auch immer Sie wählen, Konsistenz ist wichtig: Eine FTE-Zahl ist nur dann aussagekräftig, wenn jeder Zähler die gleiche Vollzeitbasis verwendet wie der Nenner.
FTE im Vergleich zur Mitarbeiterzahl und warum Budgets FTE bevorzugen
Personalzahl zählt Körper; FTE zählt die Kapazität. Ein Betrieb mit zwei Vollzeitkräften und vier Halbzeitkräften hat zwar 6 Mitarbeiter, aber nur 4,0 Vollzeitkräfte. Bei den Lohnkosten, der Planungsabdeckung und den Produktivitätsverhältnissen (Umsatz pro FTE, Patienten pro FTE, Leistung pro FTE) ist die Kapazitätszahl der eigentliche Faktor, der die Berechnungen bestimmt. Aus diesem Grund planen Finanzteams und Betriebsleiter in FTE: Es ist währungsneutral, zeitneutral und abteilungsübergreifend additiv.
FTE sorgt auch für glattere Vergleiche im Zeitverlauf. Wenn Sie drei Teilzeitbeschäftigte durch zwei Vollzeitbeschäftigte ersetzen, sinkt die Mitarbeiterzahl, aber die Vollzeitäquivalente bleiben möglicherweise unverändert – und Ihr Arbeitsbudget ändert sich kaum. Durch die Verfolgung der FTE statt der Mitarbeiterzahl wird verhindert, dass entsprechende Veränderungen wie Wachstum oder Kürzungen aussehen, die nicht wirklich stattgefunden haben.
FTE in Zuschüssen und Budgetierung
Zuschussfinanzierte Rollen werden fast immer in FTE ausgedrückt. Ein Bundes- oder Stiftungszuschuss könnte „0,25 VZÄ eines Projektkoordinators“ finanzieren, was bedeutet, dass ein Viertel einer Vollzeitstelle – etwa 10 Stunden pro Woche oder 520 Stunden pro Jahr – diesem Zuschuss zugerechnet wird. Gehalt, Nebenleistungen und indirekte Kosten werden dann anteilig auf diesen FTE-Anteil umgerechnet. Budgetberichte und Aufwandsberichtssysteme (üblich an Universitäten und gemeinnützigen Organisationen) erfordern FTE, damit Geldgeber genau sehen können, wie viel Zeit eine Person mit ihrem Geld kauft, und damit keinem Mitarbeiter über alle Finanzierungsquellen hinweg mehr als 1,0 FTE in Rechnung gestellt werden.
Die jährliche Basis (2.080 Stunden) ist die übliche Referenz für diese Berechnungen, aber überprüfen Sie die Regeln des Geldgebers – einige verwenden 1.860 oder 1.920 Stunden „produktives Jahr“, das den bezahlten Urlaub ausgleicht. Mithilfe der auf das Jahr umgerechneten Stundenzahl des Rechners können Sie einen Wochenplan in die jährliche Anzahl umrechnen, die im Förderbudget vorgesehen ist.
Die zwei verschiedenen FTE-Tests des ACA
Der Affordable Care Act verwendet FTE-Konzepte auf zwei unterschiedliche Arten, und es ist ein häufiger Fehler, sie zu verwechseln. Erstens für die versichert werden müssen: Ein Mitarbeiter, der durchschnittlich mindestens 30 Stunden pro Woche oder 130 Stunden pro Monat arbeitet, wird als Vollzeitbeschäftigter behandelt. Zweitens, für ob ein Arbeitgeber ein anwendbarer großer Arbeitgeber (ALE) ist, der dem Arbeitgeberauftrag unterliegt: Sie zählen Vollzeitbeschäftigte (mehr als 30 Stunden/Woche) plus „VZÄ-Mitarbeiter“, wobei der Teilzeitbeitrag die Gesamtzahl der Teilzeitstunden in einem Monat dividiert durch 120 ist (maximal 120 Stunden pro Person). Ein Arbeitgeber, der über das Jahr verteilt durchschnittlich 50 oder mehr Vollzeit- und VZÄ-Mitarbeiter beschäftigt, ist ein ALE.
Dieser Rechner verwendet den von Ihnen gewählten Schwellenwert für die allgemeine Personalplanung; Die 30-Stunden- und 120-Stunden-Zahlen des ACA sind gesetzlich festgelegt und dienen einem engeren Compliance-Zweck. Wenn Sie den ALE-Status oder Deckungspflichten bestimmen, verwenden Sie die spezifischen Definitionen des ACA und bestätigen Sie dies mit den IRS-Anleitungen und einem Sozialversicherungsexperten – die Strafen für eine Fehlklassifizierung sind erheblich.